OmniFlow

OmniFlow er Logicmedia’s automatiserings platform. Igennem OmniFlow kan du oprette forbindelse til dine data, uanset hvor de er, og oprette automatiserede arbejdsprocesser, der øger samarbejdet og produktiviteten i din virksomhed. Omfattende integration til Logicmedia’s produkter samt produkter fra 3. parter (Unik Bolig, Microsoft Exchange, MS SQL, osv.) muliggør automatisering direkte sammen med de programmer, der benyttes hver dag. Antallet af integrationer øges løbende.

I sin enkelthed giver OmniFlow mulighed for at definere en række handlinger på dine data, der automatisk udføres når et givet kriterie opfyldes (fx når en fraflytning afsluttes i iSyn).

En arbejdsproces opbygges i OmniFlow som en Applet bestående af en række handlinger, der bliver udført når den pågældende Applet køres. Applets kan forenkle rutineopgaver ved at kombinere flere forskellige handlinger – på tværs af flere produkter – i en enkelt udførsel.

Actions er byggestenene i en Applet, og udgøre de enkelte handlinger, der sker i forbindelse med en Applet. En Applet består af en række actions, der hver udfører en bestemt funktion, i den arbejdsgang som den pågældende Applet implementeres i. En Action kan fx være udsendelse af en e-mail igennem Microsoft Exchange, oprettelse af et projekt i iOpgave, osv.

En Applet kører enten ved at klikke på Applet’en i OmniDesk|Flow eller ved at tilknytte en automatisk trigger til Applet’en. Herefter kører Applet’en hver gang kriteriet for triggeren opfyldes, og dermed udløses triggeren automatisk uden brugerinteraktion.

En trigger kan være når et fraflytningssyn afsluttes i iSYN, når en opsigelse registreres i Unik Bolig, når en e-mail modtages i en given mappe i Microsoft Outlook, osv.

Logikken i OmniFlow kan opsummeres med denne tegning:

Når en Applet triggeres, vil der blive afleveret data fra det system, der trigger kørslen (fx iSYN) til den pågældende Applet. Disse data kan benyttes af de efterfølgende Actions, der bliver udført når den pågældende Applet kører. Disse Actions kan enten benytte de tilgængelige data direkte eller benytte dem til at lave yderligere opslag i andre systemer (fx Unik Bolig) og dermed berige den data som Applet’en har tilgængelig i udførelsen af de efterfølgende trin. På denne måde bliver Applets et værktøj til dels at udføre ensformige, og rutinepræget arbejdsgange, på tværs af et eller flere systemer – men også et værktøj til at udveksle data mellem flere uafhængige systemer.

 

Produktet OmniFlow

OmniFlow er et selvstændigt produkt, der kører i baggrunden, i Logicmedia’s Cloud setup (LM Cloud). Her overvåger OmniFlow konstant de aktive Applets samt de systemer der integreres til (fx iSYN, Unik Bolig, Microsoft Exchange osv.), og holder øje med om betingelsen for triggeren bliver opfyldt. Når betingelserne opfyldes, sørger OmniFlow for at køre de relevante Applets og udføre de handlinger, der er opsat i de enkelte Applets.

Den visuelle opsætning af de enkelte Applets sker igennem OmniDesk|Flow. OmniFlow er et modul, der kører i platformen OmniDesk.

OmniDesk|Flow tjener udelukkende til at danne brugergrænseflade til opsætning og overvågning af OmniFlow. Selve OmniFlow er en service (en baggrundstjeneste), der hele tiden kører i LM Cloud og har ikke en brugergrænseflade. Igennem de opsatte Applets henter OmniFlow – i sin enkelthed – data fra et system, og afleverer det til et eller flere andre systemer.

OmniFlow har triggers, der kan reagere på forskellige hændelser, der sker i hele Logicmedia’s produktunivers, og har samtidig en række Actions, der kan udføre handlinger i de samme produkter. I takt med at brugernes behov udvikler sig bliver der løbende tilføjet triggers og actions til disse produkter.

OmniFlow er dog ikke begrænset til at arbejde indenfor Logicmedia’s produktunivers. Det er fra starten lavet med en generisk model for triggers og actions, der gør det muligt at udvikle triggers og actions til langt de fleste 3. partssystemer. Der findes allerede integrationer til Unik Bolig, Microsoft Exchange, SMS Gateway, Forsynings selskaber og flere bliver løbende udviklet sammen med kunderne.

Denne mangfoldighed og mulighed for at udbygge OmniFlow til at interagere med langt de fleste systemer – fra Logicmedia såvel som 3. part – giver produktet en enorm styrke. Samtidig er OmniFlow fra starten udviklet til at arbejde sammen med de systemer og den forretningsgang, der benyttes hos de private- såvel som almene boligkunder.

 

Et Par eksembler

Et eksempel på en Applet kan være en Applet, der overvåger om der sker en opsigelse af et lejemål i Unik Bolig. Når det sker, udløses Applet’en og opretter et projekt i iOpgave. Herved oprettes de relevante opgaver, der skal til for at håndtere en fraflytning. Opgaverne tildeles automatisk til de relevante personer. I takt med at opgaverne i projektet udføres og færdigmeldes kan man igennem iOpgave holde øje med, hvor langt man er i de enkle fraflytningsprocesser.

I dette tilfælde bruges OmniFlow til at starte en arbejdsproces, der bliver håndteret i iOpgave. Herefter arbejder brugeren videre med den pågældende arbejdsproces i iOpgave. Imens dette sker overvåger OmniFlow processen i baggrunden (igennem et antal Applets), og kan automatisk færdigmelde opgaver i projektet i iOpgave, i takt med at OmniFlow registrerer at opgaverne er udført (fx at en opsigelse er blevet bekræftet i Unik Bolig). Det betyder at OmniFlow ruller et projekt ud i iOpgave, så man i iOpgave kan få et visuelt billede af, hvor langt man er med en fraflytning. OmniFlow sørger også for automatisk at færdigmelde nogle at opgaverne i projektet, så brugeren ikke selv skal huske at gå ind i iOpgave og færdigmelde opgaven.

Integrationen til iOpgave kan også vende om. Det kan være en Applet der holder øje med oprettelsen af projekter bygget på skabelonen ”Indkaldelse til afdelingsbestyrelsesmøde”. Applet’en trigger når et projekt baseret på denne skabelon oprettes i iOpgave. Applet’en slår herefter adressefunktionen ”Afdelingsbestyrelse” op i Unik Bolig og udsender en indkaldelse til afdelingsbestyrelsesmødet til hver kontakt på adressefunktionen. Herefter færdigmeldes opgaven ”Udsend mødeindkaldelse” på projektet. Et eksempel på hvordan enkelte trin kan fuldautomatiseres og det manuelle arbejde med udsendelse af E-mail indkaldelse skæres væk.

Et sidste eksempel kan være tilmelding til forsyning, i forbindelse med indflytning af en lejer i iSYN. I forbindelse med indflytningssynet udfylder lejer en fuldmagt til tilmelding til forsyning. Når fuldmagten er underskrevet trigger dette en Applet, som modtager lejers data (inkl. fuldmagten) fra iSYN. Den pågældende Applet indeholder Actions, der afleverer disse data til forsyningsvirksomheden (fx NRGi). Hermed tilmeldes lejer automatisk til forsyning af EL hos NRGi. Dernæst sender Applet’en en mail til lejer, og bekræfter at denne er tilmeldt. Alt dette sker automatisk i baggrunden – uden brugergrænsefladeinteraktion – og synspersonen slipper for at håndtere tilmeldingen separat i en adskilt arbejdsgang.